Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest dostępny dla przedsiębiorców od 1 stycznia 2022 r. Obecnie korzystanie z tego rozwiązania jest dobrowolne, ale od 2024 roku będzie musiał z niego korzystać każdy przedsiębiorca. Nie czekaj na ostatnią chwilę i już dzisiaj dowiedz się, czym są faktury ustrukturyzowane.

Co to jest Krajowy System e-Faktur?

KSeF jest systemem teleinformatycznym, którym zarządza Krajowa Administracja Skarbowa. Narzędzie umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w formie elektronicznej. KAS pełni funkcję centralnej bazy danych, przez którą będą przechodzić wszystkie faktury. Dotyczy to zarówno podatników VAT, jak i firm zwolnionych z tego podatku.

Czy wiesz, że…?

System KSeF nie obsługuje obecnych w obrocie faktur. Przechodzą przez niego wyłącznie e-faktury nazywane także fakturami ustrukturyzowanymi.

Ministerstwo Finansów dąży do całkowitej cyfryzacji obiegu faktur w krajowej gospodarce. Już jakiś czas temu Komisja Europejska i Rada Europy zaakceptowały kształt wprowadzanych zmian. W niedalekiej przyszłości, a konkretnie od stycznia 2024 r., wszyscy przedsiębiorcy będą rozliczać się z kontrahentami przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Przeczytaj także: Faktoring czy crowdfunding pożyczkowy?

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Jest to faktura elektroniczna, która spełnia wymogi określone w przepisach MF, składa się z informacji zapisanych w ustrukturyzowanym formacie, np. XML.

Ten format zapewnia możliwość odpowiedniego odczytywania i przetwarzania danych takich jak data wystawienia faktury, dane kontrahentów, kwoty itp. Zawarte informacje nie są wyświetlane w formie obrazu, lecz w postaci kodu, który jest czytelny jedynie dla programu księgowego. Faktury w formacie PDF nie będą mogły zostać odczytane przez tego typu systemy.

Jak działa Krajowy System e-Faktur?

KSeF oferuje dostęp do oprogramowania finansowo-księgowego i umożliwia wystawianie e-faktur. System weryfikuje poprawność dokumentów pod kątem zgodności z wymogami. Jeśli wszystkie dane są prawidłowo uzupełnione, faktura zostanie oznaczona unikalnym numerem. W kolejnym kroku Twoja firma otrzyma urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).

Jak wystawić fakturę w KSeF?

Warto zaznaczyć, że Platforma Elektronicznego Fakturowania, czyli tzw. PEF, to zupełnie inne narzędzie niż KSeF. Oznacza to, że jeśli chcesz wystawić fakturę ustrukturyzowaną, powinieneś to zrobić bezpośrednio w Krajowym Systemie e-faktur.

Fakturę wystarczy wystawić w KSeF. Jeśli dodatkowo wygenerujesz dokument we własnym systemie księgowym, to w obrocie pojawią się dwie faktury. W efekcie Twoja firma będzie miała dwukrotnie naliczony podatek VAT.

Faktury ustrukturyzowane: data wystawienia i otrzymania

Krajowy System e-Faktur za datę wystawienia faktury przyjmie dzień, w którym wprowadzisz ją do systemu. Datą otrzymania będzie natomiast chwila, w której dokument dostanie indywidualny numer identyfikujący.

Twój kontrahent zobaczy fakturę ustrukturyzowaną po:

• zalogowaniu się do KSeF;
• podaniu określonych danych z dokumentu – dostęp anonimowy.

Ograniczony dostęp to mniejsze ryzyko, że faktura będzie dostępna dla niepowołanych osób.

Przeczytaj także: Automatyzacja procesów biznesowych

Odbiorca musi zaakceptować fakturę ustrukturyzowaną

Każdy kontrahent, któremu wystawisz fakturę, będzie musiał ją zaakceptować. Informuje o tym art. 106na. ust. 2 ustawy o VAT. Nie ma jednak w przepisach określonego sposobu, jak odbiorca ma wyrazić taką zgodę. Regulator daje pod tym względem dowolność.

Jakie korzyści zapewniają faktury ustrukturyzowane?

Ministerstwo Finansów w swoich komunikatach podaje wiele różnych korzyści z cyfryzacji faktur. Wśród ich największych atutów są wymieniane:

• niższe koszty obsługi księgowej;
• automatyzacja księgowania – większa efektywność pracy;
• łatwe porównanie faktur – dokumenty będą miały ten sam układ;
• mniejsze ryzyko pomyłek przy księgowaniu;
• mniejsze prawdopodobieństwo przeoczenia faktur, np. w porównaniu z dokumentami wysyłanymi jako załącznik do e-maila;
• większe możliwości rozwoju sprzedaży na terenie UE.

Regulator podaje, że KSeF ma pomóc w szybszej identyfikacji oszustów podatkowych. Narzędzie ma być także wsparciem w eliminowaniu tzw. karuzeli VAT.

Dodatkowe korzyści z KSeF:

• zwrot VAT po maksymalnie 40 dniach, a nie – jak dotychczas – po 60;
• brak możliwości zgubienia lub zniszczenia faktury ustrukturyzowanej;
• brak konieczności składania plików JPK_FA – wszystkie dane są dostępne w KSeF;
• łatwa archiwizacja i możliwość odszukania starszych dokumentów – Krajowy System e-Faktur będzie przechowywał faktury przez 10 lat.

Obieg dokumentów handlowych zyska jeszcze większą transparentność zarówno dla organów kontrolnych, jak i dla Twojej firmy. Dostęp do faktur będzie możliwy z dowolnego miejsca i urządzenia, a wystawienie dokumentu dla powtarzających się kontrahentów to dosłownie kilka kliknięć.

Osoby uprawnione do korzystania z KSeF

Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać podatnik oraz upoważnione przez niego osoby. W praktyce określone uprawnienia łatwo nadasz pracownikom swojego działu księgowego lub zewnętrznego biura rachunkowego.

Warto zaznaczyć, że możesz nadać im dostęp, ale w ograniczonym zakresie. KSeF przygotował różne rodzaje uprawnień:

• do samofakturowania;
• do wystawiania lub odbioru faktur;
• dla organów egzekucyjnych – w przypadku faktur w imieniu i na rzecz dłużnika;
• do nadawania kolejnych uprawnień.

Każda modyfikacja uprawnień wymaga uwierzytelnienia. Pozwala to zidentyfikować osobę, która wykonała zmiany. Jest to przydatne, gdy trzeba ustalić, kto i kiedy wystawił daną fakturę. Dzięki temu łatwiej zidentyfikować potencjalne okoliczności powstania nieprawidłowości.

Uwierzytelnienie w KSeF jest możliwe poprzez:

• kwalifikowany podpis elektroniczny;
• kwalifikowaną pieczęć elektroniczną;
• podpis zaufany;
• token – urządzenie generujące ciąg cyfr do autoryzacji;
• podpisy kwalifikowane niezawierające numeru NIP ani PESEL – wykorzystuje się je do weryfikacji i potwierdzenia posiadanych uprawnień po wcześniejszym zgłoszeniu danych do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

W rozporządzeniu ministra finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z KSeF (Dz. U. 2021, poz. 2481) znajdziesz m.in. regulacje dotyczące rodzajów uprawnień, sposobów ich nadawania i modyfikacji czy metod uwierzytelniania.

Krajowy System e-Faktur to większa transparentność i wygoda

Nie ulega wątpliwości, że organy nadzoru zyskają wgląd we wszystkie operacje handlowe w Twojej firmie. Jednak już teraz urzędnicy mają wiele różnych możliwości ich weryfikacji. Proces został po prostu usprawniony, a to oznacza pewne korzyści dla Twojej firmy. Przede wszystkim skróceniu ulegnie czas zwrotu VAT-u, zniknie problem archiwizacji dokumentów, a poza tym zawsze będziesz wiedzieć, kiedy Twój kontrahent otworzy e-fakturę.

Jest jeszcze czas na zapoznanie się z nowym narzędziem. Warto więc już dzisiaj zobaczyć, jak działa Krajowy System e-Faktur, aby Twoja firma była gotowa na nadchodzące zmiany.

Więcej praktycznych wskazówek związanych z prowadzeniem firmy znajdziesz na naszym blogu. Jeśli szukasz finansowania dla swojej firmy, zajrzyj na biznes.finansowo.pl. Poznaj moc pożyczek społecznościowych (crowdfunding pożyczkowy).