Systematycznie przybywa firm, które w swoich strategiach zakładają nie tylko transformację cyfrową, lecz także automatyzację procesów biznesowych. Wyraźny wpływ na przyspieszenie tych procesów miała pandemia koronawirusa. Obecnie automatyzacja w biznesie ułatwia komunikację pomiędzy pracownikami i zwiększa wydajność pracy, co prowadzi do obniżenia kosztów. Korzyści dla firm jest jednak znacznie więcej.

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Technologie Robotic Process Automation (RPA), Business Proces Automation (BPA) czy Business Process Managment (BPM) ułatwiają automatyzację powtarzalnych, rutynowych i ustrukturyzowanych czynności biurowych. Optymalizują oraz upraszczają procesy, a także opracowują, wdrażają i utrzymują struktury procesów biznesowych.

Czy wiesz, że…?

• BPM to opracowanie, wdrażanie i utrzymywanie struktur oraz procesów biznesowych.
• BPA to optymalizowanie i upraszczanie istniejących procesów w firmie.
• RPA to automatyzacja czynności, które tradycyjnie musiałby wykonywać pracownik.

Robotyzacja procesów biznesowych działa na bazie schematów, planów i instrukcji. Narzędzia wspierają pracowników w realizacji najnudniejszych oraz powtarzalnych czynności, a to pozwala na lepsze wykorzystanie ich wiedzy, doświadczenia i potencjału.

Te rozwiązania wykorzystuje się przede wszystkim w pracy biurowej. Korzystają z nich centra usług wspólnych z branży finansowej, księgowej i HR. Automatyzacja w biznesie usługowym wspiera obsługę klientów, sprawdza się w ochronie zdrowia czy bankowości. BPM, BPA czy RPA to elastyczne narzędzia, które współpracują z wieloma różnymi aplikacjami, co ułatwia ich implementację w firmie.

Dla przykładu technologie RPA szybko się rozwijają i dobrze nadają się do automatyzacji pracy. W tym wypadku kluczem do sukcesu jest szybkie i tanie wdrożenie robotów. To szczególnie istotne w zestawieniu z tradycyjną rozbudową oprogramowania, z którego korzysta firma. Innym wyjściem są aktualizacje istniejących systemów lub indywidualny rozwój narzędzi cyfrowych, ale zwykle takie rozwiązania okazują się drogie.

Warto podkreślić, że robotyzacja procesów wymaga eksperckiej wiedzy i narzędzi, aby wydajnie wspierać realizację zadań w firmie. Koszty związane z wdrożeniem automatyzacji procesów biznesowych zależą od skali działalności i zakresu wprowadzanych zmian. Należy zauważyć, że powinna ona być każdorazowo dostosowana do specyfiki danej firmy.

Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych

W 2020 roku agencja analityczno-doradcza Forrester Consulting przeprowadziła badanie „The Total Economic Impact of WEBCON BPS”, którego celem było zbadanie konkretnych korzyści finansowych z wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych. Analitycy zbadali firmę z branży usług finansowych, a konkretnie polski oddział tej organizacji.

Czy wiesz, że…?

Z badania WorkMarket 2020 zrealizowanego wśród 200 liderów i 200 pracowników firm z różnych sektorów wynika, że 53% ankietowanych dzięki automatyzacji oszczędza dwie godzinny dziennie.

Przed robotyzacją procesów biznesowych firma realizowała zadania manualnie, korzystając z arkuszy kalkulacyjnych, e-maili oraz papierowych dokumentów. Wydłużało to czas przeprowadzania procesów, a także generowało problemy w obszarze kontroli nad ich obiegiem, co zwiększało ryzyko niedotrzymania terminów (ryzyko reputacyjne).

Automatyzacja procesów biznesowych wykorzystująca nowe technologie, sztuczną inteligencję i mechanizmy optycznego rozpoznawania znaków (OCR) pozwoliła w ciągu 3 lat przyspieszyć realizację procesów biznesowych w back-office firmy o 87%, co pozwoliło zaoszczędzić łącznie 21 000 godzin pracy!

Robotyzacja procesów biznesowych w obszarze decyzji kredytowych umożliwiła redukcję 4 Full-Time Equivalent. Oznacza to, że aż czterech pracowników może wykonywać inne zadania i wykorzystać swoje doświadczenie przy realizacji bardziej ambitnych, skomplikowanych zadań.

Automatyzacja sprawiła, że zarząd zyskał wgląd w wiele procesów i na bieżąco może śledzić postępy w realizacji zadań. Jest to ważne, a zarazem trudne przy tradycyjnych formach zarządzania organizacją, gdzie obieg informacji trwa wtedy znacznie dłużej.

Badanie TEI Forrestera pokazało także, że automatyzacja w biznesie przekłada się również na aspekt finansowy. Analizowana firma oszczędziła 2 265 473 zł w ciągu 3 lat. Analitycy zestawili tę kwotę z wydatkami na automatyzację. Na bazie tych informacji wykazali, że inwestycja w cyfrowe narzędzia zwróciła się w 25 miesięcy, a wskaźnik rentowności (ROI) wyniósł 113%.

Wybrane korzyści z automatyzacji procesów biznesowych:

• wszechstronność i skuteczność narzędzi;
• wzrost produktywności;
• oszczędność czasu i obniżenie kosztów procesów;
• mniejsze ryzyko błędów;
• pełniejszy wgląd w procesy biznesowe;
• szybsze wprowadzenie nowych produktów i usług na rynek;
• odciążenie pracowników z rutynowych i nudnych zadań;
• stopniowy i wyraźny postęp zmian w organizacji;
• niższe koszty w stosunku do wynagrodzenia człowieka;
• przygotowanie na nagły rozrost firmy – roboty dobrze radzą sobie z nagłymi skokami (wzrostami) wolumenów zadań;
• oszczędność kosztów rekrutacji i szkolenia pracowników do prostych prac.

Korzyści z automatyzacji jest więcej i często wynikają one ze specyfiki danej firmy. Dlatego ważne, aby dostosować rozwiązania do potrzeb przedsiębiorstwa, co pozwoli na implementację efektywnych usprawnień.

Jak wdrażać automatyzację?

Robotyzacja procesów biznesowych zależy od wybranego modelu wdrażania usprawnień. Najczęściej właściciele firm decydują się na zakup robotów. Następnie we własnym zakresie używa ich do automatyzacji procesów.

Przy samodzielnej robotyzacji należy wziąć pod uwagę m.in.:

• wybór oprogramowania oraz wykupienie licencji;
• rozbudowę istniejącej infrastruktury IT;
• inwestycję w centrum IT i zespół specjalistów.

Alternatywnym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług zewnętrznych specjalistów. Podwyższa to koszt początkowy inwestycji, ale nie musisz przejmować się wtedy aktualizacjami, zabezpieczeniami czy naprawą błędów. W ramach współpracy możesz liczyć zwykle na szeroki zakres wsparcia. To dobre rozwiązanie w przypadku mniejszych firm, gdzie zbudowanie zespołu i utrzymanie doświadczonych specjalistów IT byłoby zbyt kosztowne.

Automatyzacja procesów biznesowych sprawdzi się, gdy w Twojej firmie pojawiają się powtarzalne zadania, które angażują wielu pracowników. Pamiętaj, że robotyzacja może obejmować pojedyncze obszary, ale z czasem łatwo ją rozwijać.

Automatyzacja w biznesie dotyczy najczęściej:

• obsługi klienta;
• obsługi urlopów;
• tworzenia kopii zapasowych i przywracania danych;
• procesów call center;
• obsługi faktur;
• księgowania przelewów;
• obsługi zleceń;
• onboardingu pracowników;
• śledzenia czasu pracy i obecności.

Istnieje jeszcze wiele innych zadań, które można zautomatyzować. Pozwala to podnieść jakość świadczonych usług i usprawnić zarządzanie firmą.

Ile kosztuje automatyzacja procesów biznesowych i jak ją sfinansować?

Automatyzacja procesów biznesowych to wydatek przynajmniej kilkunastu tysięcy złotych. Górna kwota jest trudna do określenia, ponieważ jej wartość zależy od skali robotyzacji i wielkości przedsiębiorstwa. Może się zdarzyć, że będzie trzeba za nią zapłacić kilkaset tysięcy złotych, a nawet więcej.

Badanie Forrester Consulting na przykładzie filii firmy finansowej pokazuje, że inwestycja zwróciła się w 25 miesięcy i wygenerowała ponad dwa miliony złotych oszczędności. Nie trzeba od razu wprowadzać zmian w takiej skali. Warto zacząć od usprawnienia czasochłonnych, ale mało zyskownych dla firmy procesów.

Prowadzisz e-commerce? Sięgnij po chatbota, który odciąży Twoich pracowników i odpowie na najczęściej zadawane pytania. Masz problem z zapanowaniem nad czasem pracy wszystkich pracowników w firmie? Wybierz narzędzie, które będzie automatycznie zliczało godziny i raportowało nieobecności. Na rynku znajdziesz gotowe do implementacji rozwiązania, które w krótkim czasie zaczną działać w Twojej firmie.

Widzisz realne korzyści i finansowe oszczędności w automatyzacji procesów biznesowych, ale nie wiesz, jak sfinansować inwestycję? Z pomocą przychodzi crowdfunding pożyczkowy. Jest to alternatywa dla rynku bankowego, która zapewnia dostęp do środków finansowych.

Jak zdobyć pieniądze? Wejdź na biznes.finansowo.pl, przejdź krótką weryfikację, ustal swoje potrzeby i warunki pożyczki, a następnie korzystaj z pieniędzy! Takie rozwiązanie pozwoli Ci na usprawnienie działania firmy, odciąży pracowników, wygeneruje oszczędności, co pozwoli na dalszy rozwój Twojego przedsiębiorstwa.

Robotyzacja procesów biznesowych? Tak!

Automatyzacja daje szansę, aby wyprzedzić konkurencję, poprawić rentowność biznesu i uporządkować wiele procesów w firmie. Choć początkowe nakłady mogą wydawać się duże, to korzyści, jakie daje to rozwiązanie, pokryją wydatki z nawiązką. Zagadnienie robotyzacji wydaje się warte zagłębienia. Niektórzy szefowie firm uważają, że bez tego rodzaju rozwiązań organizacje będą upadać. Warto więc rozważyć wdrożenie tego rodzaju rozwiązań w swojej firmie.